Hoje nós vamos aprender a criar uma folha de ponto no Excel utilizando fórmulas para automatizar esse processo.
Se você trabalha no Departamento Pessoal, saiba que este artigo vai te ajudar muito, afinal, o Excel é uma ferramenta multiuso, feita para nos auxiliar em inúmeras situações que facilitam nossa rotina e também faz com que ganhemos tempo.
Acompanhe este artigo completo até o final para aprender a montar passo a passo sua planilha para controle de ponto.
Folha de ponto no Excel
Vamos começar criando a folha de ponto simples e prática.
Primeiramente, precisamos criar uma planilha contendo o número de horas que devem ser trabalhada a cada dia. Neste exemplo, vamos colocar a jornada de trabalho padrão, ou seja, 8 horas por dia.
Logo abaixo, vamos criar uma coluna para data, entrada, saída, horas trabalhadas e a coluna de saldo. Observe na imagem a baixo.
As colunas de data, entrada e saída é onde deverá ser preenchido manualmente a cada dia.
Já na coluna de horas trabalhadas, será apresentado o número de horas trabalhadas em um dia. Logo, a coluna de saldo, é onde vamos calcular se o funcionário cumpriu, excedeu ou faltou com o número de horas combinado. Essas colunas serão preenchidas através de fórmulas como veremos a seguir.
Criando as fórmulas para a folha de ponto no Excel
Vamos começar a calcular nossa folha de ponto no Excel criando a fórmula para calcular as horas trabalhadas no dia.
Para isso, basta utilizar uma subtração entre o horário de saída com o de entrada: (saída-entrada). Neste caso: =C4-B4.
Agora é só arrastar a alça de preenchimento para que esta fórmula seja calculada nos demais dias de forma simples e prática.
Em seguida, vamos calcular se este funcionário está cumprindo as 8 horas diárias como citamos anteriormente.
Para isso, na coluna de saldo, é preciso criar a fórmula (=hora trabalhada-8horas). Neste caso: =D4-E1.
Como queremos que todas as células façam referência a célula com o valor comparativo de 8 horas, precisamos usar a referência mista.
Dessa forma, nossa fórmula ficará da seguinte forma: =D4-E$1
Por fim, basta arrastar a alça de preenchimento.
Nos dias onde o funcionário não cumprir com as 8 horas como definimos anteriormente, o Excel não vai saber interpretar horas negativas. Com isso, a célula vai apresentar um erro, mais especificamente, vários sinais de #####.
Para que isso não ocorra, basta fazermos uma configuração conforme descrito abaixo.
No Excel 2016: guia arquivo > Opções > Avançado>Ao calcular esta pasta de trabalho. Agora, basta selecionar a opção “Usar sistema de data 1904” e então salvar.
Dessa forma, o Excel entenderá as horas como negativas, mostrando assim o tempo correto que o funcionário deixou de cumprir na sua carga horária.
Por fim, nossa planilha ficou assim:
Folha de ponto no Excel passo a passo em vídeo
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Como fazer a soma com mais de 24 horas na folha de ponto no Excel
Após criar a planilha e preencher o mês todo com os horários de entrada e saída, é preciso somar o número de horas trabalhadas para fazer os cálculos para pagamento.
Esta parte é simples. Basta fazer a auto-soma no final da coluna de horas trabalhadas, certo?
Certo! Porém, existe um detalhe muito importante!
O Excel, quando configurado no formato padrão de horas, consegue somar apenas 24 horas. Ao atingir as 24 horas, o cálculo é zerado e recomeça um novo cálculo. Por isso, é importante estar atento a este detalhe. Afinal, um erro neste cálculo pode gerar graves problemas, prejuízos ou até mesmo injustiça com os funcionários que estão inseridos em uma empresa.
Para corrigir este detalhe, precisamos trabalhar com outro formato de horas, portanto, basta seguir as seguintes coordenadas:
Clique com o botão direito do mouse sobre a célula da soma e então selecione a opção “Formatar células”.
Em seguida, será aberta a janela “Formatar células” que, ao selecionar a Aba “Número” Categoria “Hora” será apresentado outros formatos de hora.
Por fim, basta selecionar o formato 37:30:55 e selecionar o botão ok.
Perceba que as horas estão somadas corretamente. Agora sim você pode usar esta soma de horas para calcular o holerite do funcionário.
Vimos acima mais uma utilidade do Excel que proporciona no dia-a-dia ganho de tempo, controle, precisão nas informações que desejamos ter o acompanhamento além de uma série de outras vantagens quando aplicamos esse método dentro de uma empresa.
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Se gostou dessas dicas para facilitar a criação da Folha de ponto no Excel ou tem alguma sugestão de conteúdo, basta deixar um comentário aqui abaixo que responderei assim que possível.
Um abraço e até a próxima!