Quais ferramentas da qualidade podemos usar para cada etapa do ciclo PDCA?

Melhorar a entrega de produtos ou serviços em uma base contínua gera redução de desperdícios e mais agilidade. E quando se trata de ferramentas para apoiar esse processo, o ciclo PDCA está entre as mais utilizadas.

Com quatro etapas – Plan (planejar), Do (fazer), Check (verificar) e Act (agir) –, o PDCA se destaca pela simplicidade clássica dos recursos do Lean Thinking. A sua mecânica é intuitiva e quase que naturalmente compreensível.

Ainda assim, por trás dessa simplicidade toda podem se esconder algumas dificuldades – o que também é uma característica das ferramentas Lean. 

Como se implementa e pratica o ciclo PDCA? Será que as organizações conseguem adotar o PDCA em toda a sua amplitude, aproveitando todo o poder dessa ferramenta? Aqui, geralmente, as respostas começam a ser mais hesitantes.

Neste artigo, vamos retomar o conceito de PDCA para explicar seu fluxo com um exemplo e ver práticas imprescindíveis para ter sucesso com a ferramenta. 

Ciclo PDCA: o que é?

O ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão de processos baseada no método científico que, por meio de quatro passos, propõe uma mudança, implementa a mudança, mensura seus resultados e age a partir deles. 

Embora criada por Walter Andrew Shewhart na década de 1920, a ferramenta se popularizou por Edward Deming nos 1950. Isso a tornou conhecida também como Ciclo de Deming ou Círculo de Deming. 

Caracterizado por ciclos de aprendizado contínuos, o PDCA está na base da melhoria contínua (kaizen). Seus princípios já se desdobraram em diversos métodos, dentro e fora da Qualidade, como o do Lean Startup, de Eric Ries.

4 etapas do Ciclo PDCA

Plan (planejar) 

Na primeira etapa, você vai planejar a mudança que vai fazer. Pode ser a ação corretiva de um risco, uma oportunidade de melhoria ou um projeto.  

Partindo da identificação da situação atual e da coleta de dados, você vai definir o que deseja mudar, por que deseja mudar e como vai mudar.

Isso se traduzirá no desenho de um projeto com escopo, abordagem, recursos, pessoas envolvidas e indicadores. 

Do (fazer)

Mãos à obra! Esse é o momento de tirar o planejamento do papel e implementá-lo. 

Por melhor que seja seu planejamento, esta etapa exigirá atenção. O dono do projeto deverá manter um olho no planejamento e outro na execução. Como nem tudo pode ser previsto com antecedência, mudanças podem acontecer com o avião em pleno voo.

Check (checar ou verificar)

O projeto foi concluído? É hora de colher o aprendizado. Alcançou os objetivos previstos? 

Mensure e compare seus indicadores de desempenho antes e depois da mudança e avalie se ela realmente funcionou.

Caso a mudança não tenha gerado os resultados esperados, veja isto como uma oportunidade para mais melhoria. 

Act (agir)

É hora de agir. O que virá depois? Sua verificação guiará suas ações nesta etapa, da qual dependem.

Se a meta foi alcançada, comemore! Você pode padronizar a mudança e aplicá-la em escala, em novos PDCAs. Então, o trabalho continua.

Se os objetivos não foram alcançados, entenda por que e, com as lições colhidas, reinicie o ciclo PDCA. Agora você saberá mais do que antes e suas decisões serão mais bem informadas.

Exemplo prático de PDCA

Imagine que a empresa esteja recebendo reclamações de clientes de certa região sobre entregas de produtos danificados. Ao analisar a causa, a equipe verificou que a transportadora manuseava os produtos de maneira inadequada. A empresa fez o PDCA assim:

• Plan: decidiu ter um fornecedor novo. Para isso, definiu os critérios que buscava. Seu indicador de sucesso era a diminuição de reclamações daquela região após o início do novo serviço.
• Do (fazer): pesquisou fornecedores novos, avaliou e cotou seus serviços e, uma vez escolhido, implementou a nova operação em parte da demanda. 
• Check (verificar): verificou se houve diminuição ou continuidade das reclamações provenientes da região-alvo e comparou com os dados anteriores.
• Act (agir): verificada a diminuição de reclamações e não havendo reclamações ligadas à nova transportadora, a troca pode ser efetuada em toda a região. No caso de insucesso, uma nova análise teria sido realizada, a fim de identificar a causa das reclamações.

Como aplicar o ciclo PDCA: 6 boas práticas para garantir o sucesso

O ciclo PDCA é simples, e quatro etapas o explicam. Mas ele não vem com uma orientação prática. Cada equipe vai decidir como deve planejar, executar, verificar e ajustar seus ciclos. 

Experiência faz a diferença, o que no começo pode ser difícil e exigir outras ferramentas de gestão. 

Algumas recomendações para acertar rápido:

1. Faça PDCAs proativamente

É muito comum que o PDCA seja usado reativamente, isto é, como uma resposta a uma não conformidade ou risco.

Como uma ferramenta de melhoria contínua, a criação proativa de ciclos deve ser incentivada na equipe. 

2. Comece pequeno

É muito comum que etapas de PDCAs sejam saltadas ou executadas só parcialmente. 

Faça ciclos PDCA em pequena escala, de preferência em um ambiente controlado. Isso vai facilitar o processo como um todo, do planejamento aos ajustes, e ainda não vai interromper o restante da operação. 

3. Incorpore outras ferramentas

Sendo muito simples, o PDCA não vai trabalhar sozinho. Você deverá associá-lo a recursos complementares. Utilize o que tem em sua caixa de ferramentas.

Com o MASP (Metodologia de Análise e Solução de Problemas) você vai poder ter um PDCA mais detalhado, por exemplo. 

Já com ferramentas de gestão de projetos como o 5W2H, você desenha um projeto com objetivos e escopo claros. Com ferramentas como kanban, você conduz a execução.

4. Não negligencie a etapa de verificação

A verificação (check) é provavelmente a parte mais negligenciada do PDCA, mesmo quando a sua importância é reconhecida.

É comum que a pura realização de um ciclo PDCA seja vista como um ciclo PDCA bem-sucedido. Embora seja uma métrica relevante – afinal, quantos planos não são executados? –, ter indicadores específicos para mensurar o sucesso de uma mudança será a prova que você precisa para agir depois.

5. Fique atento a efeitos após o PDCA 

Não se satisfaça com os resultados positivos imediatos. Mantenha o controle de seus indicadores ao longo do tempo.

É bem comum que a atenção da gestão durante um ciclo PDCA produza naturalmente aumentos de produtividade e qualidade, independentemente da mudança realizada, como já descrito pelo efeito Hawthorne. Após a saída da gestão, no entanto, os resultados se revertem.

Daí a importância de continuar a monitorar seus indicadores, o que facilitará o início de novos ciclos.

6. Pratique

A melhor maneira de aperfeiçoar a prática do PDCA é fazendo PDCAs. O aprendizado advindo da prática, nesse caso, tem o poder de transformá-la.

Para isso, observe cada ciclo PDCA implementado e analise o que poderia ser melhorado, pontos positivos que devem ser replicados e práticas que devem ser abandonadas.

Por que usar o ciclo PDCA?

O PDCA é uma ferramenta poderosa em melhoria contínua, sendo aplicado no desenvolvimento, consolidação e ajustes de processos variados.

A ferramenta tem vários pontos positivos, como:

• Simplicidade: não tem mistério, é fácil entender o ciclo PDCA;
• Implementação rápida: ainda que de maneira inicialmente imperfeita, começar a usar a ferramenta é rápido;
• Flexibilidade: a ferramenta se aplica virtualmente a qualquer projeto;
• Ciclicidade: o PDCA é um ciclo iterativo, não um projeto pontual, incentivando o mindset da melhoria contínua; e
• Aprendizado com a prática: a ferramenta incentiva a equipe a implementar mudanças proativamente, e não apenas como respostas a riscos, e a aprender fazendo.

Ciclo PDCA: aprenda fazendo

Os princípios do ciclo PDCA revelam uma falsa simplicidade, o que na prática dificulta a adoção total da ferramenta pelas organizações e, consequentemente, o aproveitamento total dos seus benefícios.

Vimos algumas estratégias para superar esses desafios. Ser proativo, começar pequeno, adotar outras ferramentas, não negligenciar a verificação, estar atento aos efeitos após o ciclo e praticar são as nossas recomendações.

E você? Já implantou o ciclo PDCA na sua empresa? Quais os resultados obteve?

Compartilhe sua experiência nos comentários. 

Quais ferramentas da qualidade podem ser úteis em cada etapa do PDCA?

Quais são as ferramentas do ciclo PDCA?

Qual ferramenta da qualidade que tem o PDCA com base?

Onde podemos aplicar a ferramenta da qualidade ciclo do PDCA?