Quais são as principais vantagens da estrutura analítica do projeto EAP?

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é uma forma de planejamento que foi criada para facilitar a compreensão de processos, surgindo como meio de consulta para todos os envolvidos. No entanto, antes de aprender como acompanhar e analisar a EAP, é preciso entender um pouco mais sobre sua organização, propósito, tipos e regras gerais. Mesmo que esteja em aparente paralelo ao cronograma, é possível que estas duas ferramentas se complementem.

O que é a EAP?

Ferramenta extremamente útil ao planejamento e análise de projetos, a EAP surgiu para facilitar o gerenciamento de suas atividades. Pode-se considerar que ele é o instrumento de consulta do projeto.

De forma simples e cronológica, a EAP aparece em várias etapas de acordo com a demanda do seu projeto, atribuindo funções, responsabilidades, risco e outros. Basicamente, ela divide o projeto em partes menores para melhorar a compreensão de todos.

Por essa razão, muitas pessoas confundem o Estrutura Analítica do Projeto com o Cronograma do Projeto. Porém, essas duas metodologias de gestão têm escopos distintos. O CP tem o objetivo de ser uma ferramenta visual de comunicação que elenca todo o trabalho, os recursos e os prazos necessários até a entrega do projeto finalizado. O foco, portanto, é o tempo.

Já a EAP é muito mais ambiciosa: ela busca reunir todo o projeto em uma única matriz. Assim, ela é estruturada na forma de uma raiz de árvore, na qual as tarefas mais amplas ficam no topo enquanto suas subdivisões se ramificam abaixo.

Ao invés de enfatizar o tempo, ela foca as principais entregas funcionais de um projeto, que são subdivididas, até que cada tarefa, entrega ou subproduto possa ser atribuído a uma só pessoa.

Quais são as ferramentas complementares à EAP?

Cronograma de Processo

Em termos gerais, trata-se de uma matriz que transpõe para meios gráficos as etapas do processo de EAP, levando em conta uma escala de tempo e o período em que o processo deve ser realizado. O cronograma delimita a duração entre o início e o término de cada atividade, sendo assim, é uma ferramenta mais focada no tempo gasto com cada tarefa. Ele geralmente pode sofrer alterações ou, até mesmo, mudanças radicais ao longo do processo.

Dicionário EAP

Essa ferramenta é essencial para o correto desenvolvimento da EAP. É um documento auxiliar com informações detalhadas a respeito de cada pacote de trabalho, definindo suas etapas e os critérios de qualidade e aceitação para o momento da entrega.

Recomendamos fazê-lo em formato de tabela com quatro colunas:

• Identificação;
• Pacote de Trabalho;
• Descrição;
• Critério de Aceitação.

Assim, todos os colaboradores do projeto conseguirão rapidamente acessar as informações disponíveis.

Quais são as funções de uma Estrutura Analítica do Projeto bem-sucedida?

Ela é essencialmente uma ferramenta de organização e de produtividade. Sua intenção é reduzir o tempo e a energia gastos quando vamos procurar informações sobre um projeto, dividir e localizar tarefas. Além disso, a EAP possui os seguintes objetivos:

• Delimitar o escopo do projeto;
• Identificar suas fases;
• Identificar os responsáveis por cada tarefa;
• Evidenciar as atividades do projeto;
• Orientar a identificação e descrição detalhada das entregas do projeto;
• Criar estimativa de duração e custos;
• Identificar os riscos.

Qual é a importância da EAP para o seu projeto?

A Estrutura Analítica do Projeto facilita a identificação do conjunto de habilidades necessário para a conclusão de uma entrega. Com isso, seus colaboradores podem avaliar quais são suas forças e sugerir tarefas em que eles poderão contribuam mais. Assim, eles se sentem mais motivados para o trabalho e prontos para se superar.

A grande vantagem para o gestor é determinar mais rapidamente o número certo de funcionários necessários para a entrega. Com o número de colaboradores definido, os membros da equipe se tornam muito mais produtivos. Esse conjunto de fatores resulta em entregas adequadas no momento correto e com os custos precisos, muitas vezes superando as expectativas iniciais.

Além disso, a EAP otimiza a transparência e a accountability do projeto, pois fornece um nível de detalhamento adequado para que cada membro da equipe tenha autonomia suficiente para se autoavaliar. Assim, não será necessário, para o gestor, manter seus olhos o tempo inteiro no controle do cumprimento de tarefas.

Portanto, com uma EAP definida, a equipe desfruta de um maior nível de transparência. Todos saberão o que cada um deve fazer e alcançar em todas as etapas do projeto. Dessa forma, é promovido um sentido de unidade para um propósito comum.

Quais são as melhores dicas para a organização de uma EAP?

Entregas, não tarefas

Apesar de estarem bem discriminadas na EAP, as tarefas não devem fazer parte dos troncos principais do projeto. O foco dessa ferramenta são as entregas internas e externas. Ou seja, em um projeto de engenharia, por exemplo, um tronco seria “Laje acabada” ou “Assoalho terminado”. Essa é outra grande diferença dos cronogramas e das outras ferramentas que focam em tarefas como: levantar a laje, assentar o assoalho etc.

Cuidados com o excesso de informação

O ideal é que os envolvidos possam facilmente assimilar os dados e entender os objetivos da EAP. Portanto, é fundamental escolher de forma simples as informações relevantes para colocar na EAP, ao invés de generalizar e criar níveis pouco objetivos.

A regra de 8–80

Uma regra de elaboração defendida por vários gestores que define o prazo mínimo de 8 horas e máximo de 80 para cada etapa de um projeto. Outro detalhe é que a EAP não deve ter mais de 3 ou 4 níveis de profundidade, pois a partir deste ponto seria necessária a criação de subprojetos.

A regra dos 100%

Segundo uma publicação do Project Management Institute (PMI), o guia de desenvolvimento e avaliação deve envolver 100% das tarefas definidas pelo escopo do projeto, sendo elas externas, internas ou intermediárias. Logo, a soma de trabalho de todos os níveis deve ser igual a 100% do projeto. Mesmo dentro dos níveis deve-se obedecer ao somatório de 100%, garantindo que todo o trabalho seja bem feito.

Por fim, a EAP é um fluxograma a que se atribui vários níveis, estipulando a ação ou etapa do processo a ser realizado. Caso não tenha experiência com esse tipo de ferramenta, a ajuda profissional pode ser uma boa alternativa, uma vez que o custo de um consultor é um investimento para a sua organização.

Por se tratar de uma ferramenta gráfica, o entendimento das fases do processo é facilitado, e acompanhá-lo se torna uma tarefa simples. Usando o modelo de árvore e características hierárquicas é possível obter o resultado de uma boa Estrutura Analítica de Projeto (EAP).

Você já se organiza com EAP ou ficou com alguma dúvida para implementar essa solução na sua empresa? Comente aqui no nosso post a sua experiência, teremos prazer em compartilhar nossas visões!

São vantagens da Estrutura Analítica de Projeto EAP?

Quais são os principais benefícios de uma EAP?

São vantagens da Estrutura Analítica de Projeto EAP exceto?

Qual é a principal função do EAP em um projeto?