Um software de gestão de projetos faz toda a diferença para gerenciar a equipe em home office, pois facilita a interação e o fluxo de trabalho de várias maneiras. No cenário atual, manter o controle sobre o desempenho dos projetos pode ser um desafio, especialmente para quem nunca atuou à distância.
Um sistema é a melhor alternativa para trazer eficiência a esse cenário. Sendo assim, preparamos este texto com 5 vantagens cruciais, capazes de mudar a forma como você está gerenciando os projetos: confira a seguir quais são elas e como impactam a produtividade do seu time e os resultados do projeto!
1. Organização de processos
O primeiro grande ganho em implementar um software de gestão de projetos para atuar em home office é a organização. Mapear os processos se torna muito mais simples quando você tem ali uma representação visual e compartilhada do escopo. Dessa forma, as etapas de execução também ficam muito mais claras.
Um projeto que não tem seu escopo bem definido dificilmente é desenvolvido de maneira produtiva e atende as expectativas, especialmente em relação à agilidade da execução. Sendo assim, o software agrega bastante valor nesse sentido: você consegue ter uma visão resumida e hierárquica do projeto, conseguindo abrir detalhes sempre que pertinente.
2. Centralização das informações
Indo nessa linha de raciocínio, vale a pena destacar também que o fluxo de informações se torna muito mais limpo, sem ruídos ou gargalos operacionais por conta de comunicação. Mesmo que o escopo seja alterado por diversas pessoas, os dados ficam todos no mesmo local, ou seja, todos têm acesso ao que foi feito, quando e por quem.
Dessa forma, não há desencontro das informações. Isso favorece a organização do projeto, além de garantir um alinhamento melhor para atualizar o cliente. O gestor não precisa utilizar canais externos para atualizar a equipe, pois ela já está dentro da dashboard comunicativa e se mantém atualizada mesmo à distância.
3. Controle das atividades e tarefas
No sentido de gestão de equipe, o software para controlar os projetos também ajuda a liderança. Nesse movimento de desenvolvimento do escopo e avanço das etapas, correções, considerações e comunicação, o sistema vai demonstrar o que cada um vem fazendo, visto que as atualizações são em tempo real.
Você não precisa ir perguntar para equipe como anda tal tarefa, por exemplo: basta consultar o software. Você pode se organizar como achar melhor dentro da interface, utilizando kanbans e adicionando as informações pertinentes. Esse controle também evita atrasos e problemas com a gestão de tempo!
Definição de prioridades
Utilizando um software de gestão de projetos, a clara visualização do fluxo de trabalho permite que a liderança determine o que é mais ou menos urgente. É possível classificar as demandas, criando assim uma espécie de ranking do que deve ser priorizado. Analise os projetos do portfólio e selecione aquilo que é mais relevante.
Ao fazer isso, a equipe terá plena visibilidade de quais critérios utilizar na hora de distribuir os recursos. Essa é uma forma também de integrar as áreas, colaborando para a clareza, alinhamento e transparência. Utilize essa estratégia para fazer um gerenciamento sem conflitos. Todos seguirão a sua deixa!
4. Melhoria na gestão de recursos
Um aspecto muito importante da sua gestão, sem dúvida, são os recursos. Nisso, estamos tratando de orçamento, mas também de tempo, aplicação de pessoas da equipe, entre outros. O ideal é que você consiga integrar o seu sistema nesse sentido: compare o que foi feito e o que foi planejado, identificando os principais centros de esforços e resultados.
Ao obter uma visualização dinâmica e completa da alocação de recursos, você consegue criar uma espécie de mapa de capacidade. Assim, identifica onde é preciso aplicar mais esforços e o que realmente agrega valor ao projeto, deixando tarefas secundárias para depois ou viabilizando métodos mais simples para realizá-las.
Redução de erros e retrabalhos
O resultado dessa gestão é que erros que poderiam ocorrer são evitados. Da mesma forma, os retrabalhos não ocorrem, pois o fluxo de trabalho é bem organizado e controlado, de maneira que a equipe inteira consegue se inteirar sobre o que está acontecendo, sem depender da comunicação externa, que é tão mais complicada quando estamos distantes.
Foco na produtividade
O modelo de trabalho em casa também é diferente. Como você vai garantir que a equipe continue engajada e produtiva? O software precisa ajudar nessa missão. Sendo assim, é função do líder incentivar o time a utilizar os recursos e ferramentas oferecidas para manter o desempenho turbinado: conheça as funcionalidades e treine as pessoas!
5. Avaliação dos resultados
O relacionamento com os clientes e as entregas dos projetos, na hora de mostrar o valor deles, também ficam prejudicados quando você não está acostumado a fazer esse contato de longe. O sistema é um aliado nessa hora. Com ele, você consegue avaliar o desempenho do projeto rapidamente e criar relatórios bem visuais.
O software de gestão de projetos deve ser configurado para acompanhar os KPIs de interesse. Portanto, é possível segmentar as informações que você deseja visualizar, criando categorias estratégicas de análise. Isso ajuda na tomada de decisão e também na apresentação de resultados para lideranças e clientes.
Acompanhamento do desempenho da equipe
O sistema de acompanhamento de indicadores também serve para avaliar o desempenho da equipe. Além de acompanhar o andamento do projeto em si, mediando as tarefas e garantindo um bom fluxo, a gestão pode e deve utilizar os dados para gerar relatórios de performance.
Fazer a gestão de pessoas quando você não as acompanha diariamente pode ser um desafio, mas você deve utilizar a tecnologia para aproximar e facilitar esse processo. Lembre-se de trazer sempre as informações com recomendações produtivas, ou seja, reconhecer o que é bom e sugerir novos caminhos para melhorias necessárias.
Garantia da qualidade para todas as partes
Com todos os pontos positivos que trouxemos até aqui, o seu trabalho de gerenciamento, o desempenho da equipe e a satisfação do cliente são potencializados quando você escolhe utilizar um software de gestão de projetos, especialmente trabalhando à distância. É preciso tomar essa decisão para não ficar para trás e continuar alcançando resultados.
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