Qual a diferença da gestão de projetos em organizações privadas e públicas?

Bem, antes de responder vamos pensar em gestão de projetos como sendo um conjunto de técnicas, habilidades e conhecimentos utilizados à serviço da conquista de alguns objetivos pré-definidos, a serem atingidos com um certo custo e uma certa qualidade, em um prazo determinado e se utilizando de recursos técnicos e humanos planejados.

Voltando à pergunta inicial, respondemos que sim. Fazendo a ressalva de que eles diferem no momento inicial mas que voltam a se assemelhar quando avançam para a execução e para o encerramento das atividades.

No setor público os projetos geralmente são pensados em âmbitos de programas, muitas vezes por já existirem previsões orçamentárias para os fins aos quais eles se dirigem. 

Já no setor privado surgem amplamente como resposta à perguntas, como solução à desafios e problemas rotineiros.

Nota-se certa confluência na gênese em ambos os setores. Mas, geralmente, as necessidades dos projetos públicos já foram identificadas e priorizadas anteriormente por um governante ou por um gestor de políticas públicas (muitas vezes constando inclusive em planos de governo).

Isso sempre? Não! Mas na maioria dos casos. Um fato que contribui para isto é o de já termos mapeados os grandes gargalos em termos de infraestrutura e de serviços básicos ao atendimento da população por exemplo - são os nossos conhecidos "problemas estruturais".

Não é verdade também o fato de que uma vez identificada uma nova questão, na área pública que não haja possibilidade da projetização de uma solução, o que estamos ressaltando é que não é o caminho mais habitual. Isto em grande medida se faz difícil já que as rubricas do orçamento dos governos são votadas no congresso anualmente e, salvo casos previstos em lei, não podem sofrer alteração de alocação.

No setor privado, como funciona esta etapa? Bem, não posso me referir a todo o setor, mas vou dizer de consultorias e do setor aéreo, ambos segmentos que estimulam a inovação: nestes setores os projetos passam por um ciclo anual. Em determinado momento as equipes (diretorias, divisões, departamentos) são comunicados de que se dará início ao ciclo para o próximo exercício, sendo assim instados à planejarem iniciativas. Os projetos são pensados, muitas vezes intermediados por um analista do PMO ou do escritório de projetos, seguindo o preenchimento de modelos pré aprovados que permitem sua apresentação ao board da empresa afim de que sejam priorizados. É comum haverem muitas ideias para projetos já que as gerências olham com uma ótica aumentada os problemas inerentes ao negócio. A proximidade destes com o dia a dia do negócio é extremamente benéfico.

Sobre o momento da priorização destacamos a necessidade da padronização dos documentos de pré planejamento. Ao chegarem documentos com muitas variáveis diferentes não é fácil priorizar. Uma vez padronizados conseguimos julgar sob uma mesma régua todas as submissões, isto traz grandes chances de serem implementadas as atividades que mais beneficiarão o negócio. Neste momento geralmente são apresentados o objeto e objetivo do projeto, a justificativa, o prazo estimado de implantação, os recursos humanos, o orçamento estimado, o retorno esperado e pode ser que também se desenhe um fluxo de caixa para possibilitar a mensuração da ordem de grandeza dos desembolsos mensais.

Só no setor privado há este detalhamento? Não! No setor público faz-se bem parecido, a diferença deste momento está na cadência com que ocorre: enquanto no setor privado vemos a pressão pelo início da execução, encontramos no setor público um momento de se fazer e refazer estimativas exaustivamente. A pressão sobre as estimativas de custo estarem próximas do real e alocadas nas contas contábeis certas é enorme, isto pois o orçamento de projetos é votado pelo congresso junto ao orçamento geral da União e só pode ser alterado por motivos já previstos em lei.

O setor privado é mais aberto à inovações por ser mais dinâmico. Hoje o problema é conversão de vendas. Amanhã é a experiência do cliente. Depois de amanhã: a necessidade de acessibilidade, por exemplo. Desta forma são desenhados mais projetos em quantidade, para solucionarem questões mais pontuais.

Uma vez terminadas as estimativas requeridas ao momento anterior ao planejamento do projeto em ambos os segmentos os business plans são submetidos à um comitê de aprovação.

Todos os projetos são aprovados desde que tragam retorno? Não! São aprovados os projetos que estejam em linha com o planejamento estratégico da empresa ou em linha com o plano de governo do eleito.

Ah, então o planejamento estratégico vai estar detalhado para todos os funcionários em pormenores? Também não. E é por isso a grande importância de haver a aprovação da idéia por um comitê ou um grupo de pessoas que não só tenham clareza dos resultados que a empresa busca estrategicamente como também das restrições de tempo, orçamento, prazo e muito comumente, de recursos humanos, que a empresa possui.

E no setor público? Geralmente são conhecidos os nortes dos planos de governo uma vez que idealmente, nortearam os votos dos eleitores.

Ao ocorrer a aprovação dos documentos produzidos no pré planejamento, tanto servidores como empregados são autorizados, desde que requeridos, à despenderem tempo para o planejamento e para a posterior execução da iniciativa. Lembramos que a dedicação temporal também reflete diretamente na questão financeira, uma vez que o empregado deverá somar às suas atividades rotineiras, as atividades do projeto.

Uma vez iniciado o planejamento do projeto, em ambos os casos, estabelecem-se cronogramas, detalham-se orçamentos, nomeiam-se os recursos humanos, definem-se gates de aprovação, temporalidade de reports, formas de circulação da informação, mapeiam-se riscos e tratativas... Enfim, desenham-se todos os aspectos inerentes ao bom desenvolvimento do projeto.

Diferencia-os neste momento as pressões dominantes novamente: em projetos públicos a pressão temporal é da duração do mandato em vigor (vão me dizer: não deveria ser assim já que políticas públicas devem ser políticas de Estado e não de Governo - está certo seu raciocínio, mas estamos falando de vida real); no setor privado o tempo é guiado pelo ano fiscal da empresa.

Mais divergências encontramos nos retornos sobre investimentos: obras públicas em grande medida, não trazem retorno quantitativo. Desta maneira precisam ser lidas pela ótica qualitativa de supressão de necessidades da população.

Bem, a partir daí há uma aproximação dos dois setores... A implementação, medição, correção de desvios e finalização de ambos tipos de projetos são bem próximas! São utilizadas metodologias bem parecidas para estes passos.

De forma conclusiva explicitamos haver divergências na gestão de projetos públicos e privados principalmente nos momentos iniciais. Cabe ao gestor conhecer as particularidades para que elas não se façam um empecilho ao sucesso do projeto. Não é tão difícil quanto parece, de verdade! 

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