O que são ferramentas de análise?

O gerenciamento e análise de riscos é, certamente, uma das áreas de gestão mais críticas e complexas de uma empresa, pois está diretamente ligado ao fracasso ou ao sucesso dela, demandando muito conhecimento de métodos e processos.

A gestão de riscos existe justamente para que as possibilidades de sucesso da empresa sejam aumentadas e as chances de fracasso diminuídas.

O uso de ferramentas de análise de risco tem como objetivo auxiliar os profissionais que cuidam do gerenciamento de riscos a tomarem as melhores decisões, avaliando a gravidade dos riscos para evitar que seu impacto afete pessoas, equipamentos, processos ou instalações.

Quais ferramentas usar para gestão de risco? 

É importante que o profissional por trás das análises seja suficientemente qualificado e saiba que, muitas vezes, o emprego de uma só ferramenta pode não ser o bastante para a tomada da melhor decisão. Por isso, listamos as 3 principais ferramentas que fazem parte da vida deste profissional. Veja:

PFMEA 

O PFMEA (Process Failure Mode and Effective Analysis) tem como objetivo reconhecer e avaliar a potencial falha de um processo e seus respectivos efeitos.

Essa ferramenta também identifica ações que devem ser tomadas para reduzir ou efetivamente eliminar a probabilidade dessas falhas ocorrerem.

Ela ainda identifica e classifica, para cada etapa do processo, os riscos potenciais de falhas. Além disso, ajuda a engenharia e o gerenciamento a evitar falhas potenciais, poupando tempo e dinheiro, e também a determinar a melhor maneira de investir o orçamento financeiro e o tempo disponível.

O PFMEA se torna com o tempo, um banco de conhecimento da empresa, uma vez que fornece o registro de todas as falhas que já foram consideradas e as ações que foram tomadas.

What if 

What If é uma ferramenta de análise de riscos com foco na identificação de ameaças. É uma técnica que possibilita esse processo em qualquer fase do projeto.

Para isso é necessário reunir uma equipe que conheça o processo a fundo, além de ter em mãos diversos documentos que facilitem a compreensão do mesmo, como planta da fábrica, fluxogramas e demais especificação.

Nessa reunião, serão levantadas várias situações utilizando o “e se…?”, e suas respostas devem identificar causas e consequências daquela situação, além da solução. Estas serão posteriormente analisadas utilizando, por exemplo, outras ferramentas.

Ao final da aplicação, é criado um relatório, a fim de documentar todos os riscos levantados e as recomendações para cada um deles. Isso contribui para um processo mais claro e seguro.

5 Porquês 

Para fazer uso dessa ferramenta, é preciso entender que o conceito básico dela é fazer a pergunta “por que” quando um problema for encontrado.

Não há uma regra que dita que as perguntas devem ser repetidas 5 vezes, mas esse número é bastante usual na aplicação da técnica. As perguntas geram respostas que tendem a remover as principais camadas de causas imediatas, aquelas que possivelmente escondem as causas básicas.

Essa técnica dos 5 porquês tornou-se conhecida por gerar benefícios, como:

• Identificação das causas básicas de um problema,
• Relações entre as causas,
• Baixo custo,
• Integração com outras ferramentas de gestão e análise de risco
• Envolvimento de diversos funcionários.

A intenção real é fazer a equipe refletir de maneira progressiva sobre o problema, não importando quantas repetições são necessárias para isso.

Utilizar ferramentas de análise de risco e ferramentas de gestão de risco em uma empresa é mais do que priorizar a segurança: é um movimento que envolve as pessoas relacionadas com as tarefas para que a excelência seja sempre a meta.

Todas as organizações, sejam elas quais forem, podem enfrentar problemas e cenários nada favoráveis, e para auxiliar nestas situações, as ferramentas de análise de riscos são essenciais para a gestão.

Por ser uma área bastante complexa e cheia de processos, métodos e pontos de decisão, as empresas buscam maneiras e ferramentas para facilitar todo o processo.

Mas afinal, você conhece as ferramentas de análise de riscos, sua importância, benefícios e como aplicá-las em sua empresa?

Para saber mais sobre o assunto, leia este artigo até o final.

O que são as ferramentas de análise de riscos?

Conceitualmente, esta análise tem como principal objetivo identificar e avaliar as situações que podem impactar a sua empresa de forma negativa.

Sendo assim, ao analisar as situações e os cenários em que a sua empresa está inserido, é possível antever os problemas e medir a probabilidade deles acontecerem de fato.

Além disso, é por meio desta análise que é possível decidir se vale a pena manter as ações e o planejamento como está ou se será necessário fazer mudanças.

Nesse sentido, a análise de riscos também possibilita a escolha de evitar completamente o risco ou aceitá-lo, reduzindo os impactos que ele pode trazer para a sua organização.

Importância e benefícios das ferramentas de análise

As ferramentas de análise estão diretamente ligadas com a tomada de decisão e com o sucesso organizacional, principalmente quando relacionadas aos processos internos,  estratégias e finanças.

Ao fazer a análise de riscos, você consegue ter um panorama acerca do ambiente interno e externo da sua empresa por meio de informações concisas que demonstrem o impacto e os riscos organizacionais.

Por isso, a análise de riscos é crucial para o sucesso organizacional, pois por meio dela é possível tomar decisões de forma estratégia e segura para todas as áreas da sua empresa.

Assim, existem diversas ferramentas que podem ser aplicadas na análise, e vamos falar de algumas a seguir.

Ferramentas para análise de riscos

Você perceberá que as ferramentas a seguir envolvem as mais diversas áreas do conhecimento, como por exemplo, projetos, processos e estratégia, e por isso são tão efetivas na análise de ambiente e de riscos.

A seguir, citamos as 05 (cinco) ferramentas mais aplicáveis às organizações e como elas podem ser aplicadas em sua empresa.

FMEA

Uma das ferramentas da análise de riscos é a Análise de Modo de Falhas e Efeitos (do inglês Failure Mode and Effects Analysis – FMEA), que é uma ferramenta utilizada para identificar as possíveis falhas e analisar os efeitos dessas falhas nos processos, de forma preventiva.

Assim, identificando as falhas, conseguimos analisar e buscar soluções para eliminá-las ou minimizá-las.

Para aplicar esta ferramenta em sua empresa, você pode desenvolvê-la em 03 (três) passos básicos, a saber:

• Determinação dos responsáveis, que serão as pessoas que conduzirão o todo o processo e orientam os envolvidos na FMEA;
• Planejamento, onde são definidas as reuniões, formação dos grupos de trabalho e elaboração de toda documentação do processo em si;
• Realização, onde a ferramenta é aplicada na prática e são produzidos formulários de identificação do processo definido anteriormente.

Além disso, também é possível identificar quais os graus e índices de risco, avaliando o quanto é possível eliminar ou contornar as situações de vulnerabilidade.

What If

Mais uma ferramenta que vem do inglês, e significa E se? Esta ferramenta tem como principal objetivo identificar as ameaças de projetos, normas ou procedimentos internos, avaliando o impacto de cada ação.

Além disso, o What If também avalia os níveis de capacitação de pessoal e comportamento no ambiente de trabalho, a fim de compreender onde está o foco do problema.

Assim, para aplicar esta ferramenta em sua empresa, você deve se perguntar: e se x coisa acontecer? A partir dessa perguntar, você pode identificar os riscos e as possíveis soluções e medidas de prevenção para esta situação.

Checklist

Os checklists são as ferramentas de análise de riscos mais aplicadas na Gestão da Qualidade, principalmente quando estamos analisando o cumprimento de normas e regulamentos.

Dependendo do seu foco e da sua empresa, estes checklist podem contar com medidas e decisões anteriores, onde você irá verificar se as medidas foram tomadas ou não, ou ainda, se não são aplicáveis.

Contudo, após a aplicação dos checklists, é fundamental analisar os resultados e tomar as medidas de melhoria possíveis.

PMBOK

O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é uma ferramenta presente a Gestão de Projetos, sendo um guia para que os processos sejam organizados de forma padronizada.

Contudo, é importante destacar que o PMBOK não é um método, e sim um guia que auxilia a padronização por meio da aplicação de ferramentas, processos e técnicas da Gestão de Projetos, visando a aplicação de melhores práticas.

No PMBOK, a análise de riscos assume o nome de gerenciamento de riscos, e conta com os seguintes aspectos:

• Planejamento e gerenciamento de riscos;
• Identificação de riscos;
• Análise qualitativa e quantitativa dos riscos;
• Planejamento de ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças organizacionais;
• Monitoramento e controle de riscos.

5 Porquês

Os 5 Porquês é um método que foi criado pela Toyota, voltado para a gestão da qualidade plena dos processos internos de produção.

A principal ideia desse método é sempre questionar a situação em questão, até chegar à um resultado conciso.

Vamos utilizar o seguinte exemplo:

• Por que houve o atraso na entrega dos produtos? Porque foram postados com atraso;
• Por que os produtos foram postados com atraso? Porque houve atraso na produção;
• Por que houve atraso na produção? Porque não havia matéria prima disponível;
• Por que não havia matéria prima disponível? Porque não foram solicitados em tempo hábil;
• Por que os materiais não foram solicitados em tempo hábil? Porque o controle de estoque não verificou o aumento da demanda.

Perceba que todas as respostas apontam para um problema efetivo no gerenciamento de estoques, sendo possível identificar a causa e resolver o problema.

Como fazer análise de riscos com 8Quali

O principal objetivo da Gestão de Riscos com 8Quali é evitar situações que possam causar grandes impactos e prejuízos para a sua empresa.

Sendo assim, a ferramenta trabalha com foco na eliminação de ameaças potenciais e diminuição dos impactos das situações negativas.

Antes de tudo, o 8Quali atua efetivamente na comunicação e na melhoria dos processos, evitando assim a não conformidade por meio de uma ferramenta que possibilite o preenchimento de formulários de forma intuitiva e prática.

Para fazer a análise de risco com o 8Quali, você pode definir os responsáveis da análise de risco, cadastrar as informações dos riscos e descrever as contingências.

Em seguida, você classifica a probabilidade e o impacto do risco, obtendo assim uma classificação clara acerca dos riscos e das não conformidades.

Com o 8Quali você automatiza o seu Sistema de Gestão da Qualidade. Solicite uma demonstração gratuita em nosso site.

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